Οδηγίες Χρήσης Υπηρεσίας Webmail

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο μέσω webmail:

1. Επισκεφθείτε τον ιστοχώρο https://webmail.aueb.gr
2. Πληκτρολογήστε στα πεδία: 
   Όνομα Χρήστη/Username: το όνομα χρήστη (username) του λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας (e-mail account) στο Πανεπιστήμιο (ΠΡΟΣΟΧΗ: το username σας και όχι την e-mail διεύθυνσή σας). 
   Κωδικός Πρόσβασης/Password: τον κωδικό πρόσβασης (password) του λογαριασμού σας
3. Επιλέξτε Σύνδεση/Log in.

Την πρώτη φορά που θα συνδεθείτε στο webmail εμφανίζεται το παράθυρο διαμόρφωσης ταυτότητας χρήστη με προ συμπληρωμένα το ονοματεπώνυμο και την διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Θα πρέπει να διαμορφώσετε την προσωπική σας ταυτότητα συμπληρώνοντας/τροποποιώντας τα στοιχεία της ταυτότητάς σας (Ονοματεπώνυμο, Οργανισμό, Υπογραφή).

ΠΡΟΣΟΧΗ: Μην τροποποιείτε την διεύθυνση e-mail σε κάτι διαφορετικό από το username@aueb.gr.

Πατήστε Αποθήκευση/Save.

Σε περίπτωση που δεν διαμορφώσετε την ταυτότητα σας δεν θα έχετε τη δυνατότητα να στέλνετε μηνύματα.

Όταν συνδεθείτε επιτυχώς εμφανίζεται η ακόλουθη οθόνη:

Το εικονίδιο Επιλέξτε/Select δίνει τη δυνατότητα να επιλέξετε μηνύματα (επιλεκτικά, όλα, μόνο στην τρέχουσα σελίδα, αδιάβαστα, μαρκαρισμένα κλπ).

Το εικονίδιο Επιλογές/Options δίνει την δυνατότητα ρύθμισης της εμφάνισης των μηνυμάτων (τρόπος και πεδίο ταξινόμησης κλπ)

Το εικονίδιο Ανανέωση/Refresh ενημερώνει τη λίστα των μηνυμάτων.

Διαχείριση μηνυμάτων 

• Για να δείτε τα εισερχόμενα μηνύματά σας, επιλέξτε Ε-Mail/Mail από το μενού αριστερά.
• Για να διαβάσετε ένα μήνυμα, επιλέξτε το κάνοντας κλικ στην εγγραφή του μηνύματος (στον αποστολέα ή στο Θέμα του).
• Επιλέξτε 
  • Απάντηση( Όλων)/Reply(All) για να απαντήσετε στον (στους) αποστολέα(είς) του μηνύματος
  • Προώθηση/Forward για να προωθήσετε σε άλλον παραλήπτη το μήνυμα
  • Διαγραφή/Delete για να διαγράψετε το μήνυμα. 
    Για να διαγράψετε περισσότερα του ενός μηνύματα επιλέξτε τα και πατήστε Διαγραφή/Delete. Τα μηνύματα μεταφέρονται στον Κάδο Απορριμμάτων και διαγράφονται οριστικά με την ίδια ως ανωτέρω διαδικασία στο φάκελο «Κάδος Απορριμμάτων».
  • Μαρκάρισμα/Mark για χαρακτηρισμό του μηνύματος ως διαβασμένο ή/και μαρκαρισμένο.
  • Περισσότερα/More για
    • Εκτύπωση/Print this message
    • Εισαγωγή/Import
    • Εξαγωγή/Export
    • Επεξεργασία σαν νέο/Edit as new
    • Προβολή πηγαίου κώδικα/Show source
    • Μετακίνηση σε/Move to φάκελο
    • Αντιγραφή σε/Copy to φάκελο
    • Άνοιγμα σε νέο παράθυρο/Open in new window

• Για να δημιουργήσετε νέο μήνυμα επιλέξτε Δημιουργία Μηνύματος/Compose.
  • Συμπληρώστε στο πεδίο Παραλήπτης/Το: , Κοινοποίηση/Cc: , Κρυφή Κοινοποίηση/BCc: , Reply-To: , Σε συνέχεια/Followup-To: την e-mail διεύθυνση ενός ή περισσοτέρων παραληπτών διαχωρισμένες με κόμμα.
  • Πληκτρολογήστε το θέμα του μηνύματος σας στο πεδίο Θέμα/Subject .
  • Εισάγετε προαιρετικά μια προκαθορισμένη Απάντηση/Response επιλέγοντας Απαντήσεις/Responses στο οριζόντιο μενού.
  • Επιλέξτε Attach/Επισύναψη για να επιλέξετε συνημμένο αρχείο που θέλετε να συμπεριλάβετε στο μήνυμα. Επιλέξτε το αρχείο και πατήστε Open. Το όνομα του αρχείου και το μέγεθος του θα εμφανιστούν στη λίστα με τα συνημμένα αρχεία σας.
  • Το κείμενο του μηνύματος μπορεί να συνταχθεί είτε ως απλό κείμενο/plain text (χωρίς μορφοποίηση) είτε ως μορφοποιημένο κείμενο (html) επιλέγοντας τον αντίστοιχη κάρτα.
  • Ρυθμίζετε τις επιλογές για αναφορά παράδοσης, προτεραιότητα και αποθήκευση του απεσταλμένου μηνύματος.
  • Επιλέξτε Αποστολή/Send για να στείλετε το μήνυμα.

Διαχείριση Ταυτοτήτων Αποστολέα

Κατά την σύνθεση και αποστολή μηνυμάτων έχετε τη δυνατότητα να επιλέγετε διαφορετική ταυτότητα αποστολέα (εφόσον έχετε πολλαπλές διευθύνσεις e-mail.)

Για να διαχειριστείτε τις προσωπικές σας ταυτότητες επιλέξτε Ρυθμίσεις/Settings -> Ταυτότητες/Identities στο αριστερό μενού.

Για να δημιουργήσετε νέα ταυτότητα επιλέγετε Δημιουργία/Create. Συμπληρώνετε τα στοιχεία για τη νέα σας ταυτότητα (Όνομα ταυτότητας, Το ονοματεπώνυμο σας, e-mail διεύθυνση κ.λ.π) και τέλος πατάτε Αποθήκευση/Save.

Κατά τη σύνθεση νέου μηνύματος από το πεδίο Αποστολέας/From θα μπορείτε να επιλέγετε όποια ταυτότητα επιθυμείτε από τις διαθέσιμες ταυτότητες.

Διαχείριση Φακέλων

Για να δημιουργήσετε νέο φάκελο (θυρίδα) επιλέγετε από το μενού αριστερά Ρυθμίσεις/Settings -> Φάκελοι/Folders -> Δημιουργία/Create, δίνετε το όνομα που επιθυμείτε, επιλέγετε τον Γονικό Φάκελο/Parent Folder σε περίπτωση που επιθυμείτε τη δημιουργία υποφακέλου και καθορίζετε τον τρόπο προβολής των μηνυμάτων στο φάκελο. Πατάτε Αποθήκευση/Save.

Για να ρυθμίσετε/τροποποιήσετε ένα φάκελο τον επιλέγετε με κλικ πάνω σε έναν φάκελο και : 

• Δημιουργία/Create -> για να δημιουργήσετε υποφάκελο
• Άδειασμα/Empty -> για να αδειάσετε το φάκελο από τα μηνύματα
• Διαγραφή/Delete -> για να διαγράψετε το φάκελο

Για να μεταφέρετε μηνύματα από τον ένα φάκελο στον άλλο, αφού τα επιλέξετε τα σύρετε (κρατώντας πατημένο το πλήκτρο του ποντικιού) στο φάκελο όπου επιθυμείτε να μεταφερθούν.

Διαχείριση Επαφών (Contacts)

Μέσω του περιβάλλοντος του webmail παρέχεται η δυνατότητα δημιουργίας και διαχείρισης των Επαφών (Contacts) του χρήστη. Ο χρήστης έχει την δυνατότητα να καταχωρεί τα στοιχεία επικοινωνίας συνεργατών και φίλων όπως το όνομα, τη διεύθυνση αλληλογραφίας, τα τηλέφωνα, τα emails κ.α. έτσι ώστε αυτά να είναι εύκολα προσβάσιμα και πάντα διαθέσιμα.

Η καταχώρηση και διαχείρισή τους στον κατάλογο Επαφών (Contacts) γίνεται επιλέγοντας Επαφές/Contacts στο αριστερό μενού.

Επιλέξτε

• Δημιουργία/Create για να προσθέσετε νέα επαφή στον κατάλογο διευθύνσεών σας. Συμπληρώστε τα προσωπικά στοιχεία του παραλήπτη και στη συνέχεια επιλέξτε Αποθήκευση/Save ώστε να αποθηκευτούν τα στοιχεία και να προστεθεί η εγγραφή στον κατάλογο διευθύνσεων σας.
• Εκτύπωση/Print
• Διαγραφή/Delete
• Αναζήτηση/Search για να αναζητήσετε έναν χρήστη στον προσωπικό σας κατάλογο Επαφών (Contacts).
• Εισαγωγή/Import για εισαγωγή επαφών (βλ. επόμενη παράγραφο)
• Εξαγωγή/Export για εξαγωγή των επαφών σε μορφή vCard.
• Περισσότερα/More
  
  • QR Code για μεταφορά της επαφής στο κινητό τηλέφωνο
  • Assign to group για προσθήκη της επαφής σε ομάδα
  • Remove from group για διαγραφή της επαφής από ομάδα
  • Αντιγραφή σε/Copy to για αντιγραφή της επαφής
  • Προώθηση/Forward vCard για προώθηση της επαφής ως vCard.

Προσθήκη επαφών από αρχείο (Import Contacts)

Σε περίπτωση που έχετε δημιουργήσει κατάλογο διευθύνσεων σε άλλα προγράμματα διαχείρισης e-mail όπως Microsoft Outlook, Thunderbird κ.λ.π έχετε τη δυνατότητα να τις μεταφέρετε στο Address Book σας του Webmail, εξάγοντάς τις αρχικά σε αρχείο CSV (comma separated values) ή σε μορφή vCard και ακολουθώντας τις παρακάτω οδηγίες:

• Επιλέξτε Επαφές/Contacts και στη συνέχεια Εισαγωγή/Import.
• Στο πεδίο Εισαγωγή από αρχείο:/Select the file to import: πατήστε Browse, εντοπίστε το αρχείο που περιέχει τις επαφές που θέλετε να προσθέσετε, επιλέξτε το, πατήστε Open.

• Στο πεδίο Εισαγωγή αναθέσεων ομάδων/Import group assignments επιλέξτε τον τρόπο που θα αντιστοιχηθούν οι νέες επαφές σε ομάδες (groups)
  • Κανένα/None για να μην δημιουργηθούν ομάδες
  • Όλα/All για να αντιστοιχηθούν σε υπάρχουσες ομάδες και να δημιουργηθούν και νέες ομάδες αν χρειάζεται
  • Μόνο για υπάρχουσες ομάδες/Only to existing groups για να αντιστοιχηθούν οι επαφές μόνο στις υπάρχουσες ομάδες.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Το προς εισαγωγή CSV αρχείο πρέπει να έχει στην αρχή του μια γραμμή με τον τίτλο για κάθε «στήλη» με τα στοιχεία των επαφών. 
Οι τίτλοι που αναγνωρίζονται από το σύστημα βρίσκονται εδώ.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Σε περίπτωση που επιλέξτε Αντικατάσταση όλου του βιβλίου διευθύνσεων/Replace the entire address book θα διαγραφούν όλες οι υπάρχουσες επαφές σας και θα αντικατασταθούν από τις νέες επαφές που θα εισάγετε. 

Απαντήσεις/Responses

Δίνεται η δυνατότητα προκαθορισμού κειμένων για χρήση κατά την σύνταξη ενός μηνύματος. Επιλέγοντας Απαντήσεις/Resposes στο οριζόντιο μενού στο παράθυρο σύνταξης (Compose) μηνύματος μπορείτε να εισάγετ το επιθυμητό προκαθορισμένο κείμενο στο μήνυμα που συντάσσετε.

Επιλέγοντας Ρυθμίσεις/Settings -> Απαντήσεις/Responses στο αριστερό μενού μπορείτε να διαχειριστείτε τα κείμενα αυτά.

Επιλέγοντας Δημιουργία/Create δημιουργείτε ένα νέο προκαθορισμένο κείμενο και πατάτε Αποθήκευση/Save.

Αυθεντικοποίηση δύο σταδίων με κωδικό ασφαλείας μιας χρήσης (2Factor OTP Authentication)

Η χρήση αυθεντικοποίησης δύο σταδίων με κωδικό ασφαλείας μιας χρήσης (2Factor OTP Authentication) παρέχει ένα επιπλέον επίπεδο ασφάλειας στην πρόσβαση στην υπηρεσία webmail και εξασφαλίζει την εξαίρεση από τους περιορισμούς που εφαρμόζονται στην αποστολή μηνυμάτων μέσω του webmail.

Απαιτείται η εγκατάσταση και χρήση στο κινητό τηλέφωνο (smartphone) εφαρμογής συμβατής με το πρότυπο TOTP (π.χ. google authenticator).

Στο αριστερό μενού επιλέγετε Settings -> 2Factor Authentication.

Πατάτε το Fill all fields και το σύστημα συμπληρώνει τα στοιχεία που χρειάζονται.

Για ενεργοποίηση τσεκάρετε το Activate

Για χειροκίνητη ρύθμιση της εφαρμογής TOTP στο κινητό πατάτε το Show secret για να εμφανιστεί το κλειδί που απαιτείται να καταχωρηθεί στην εφαρμογή.
Για αυτόματη ρύθμιση της εφαρμογής TOTP στο κινητό με χρήση QR Code πατάτε το Show QR Code.

Στο κινητό σας:

• Εγκαθιστάτε την εφαρμογή Google Authenticator (ή κάποια άλλη συμβατή).
• Ανοίγετε την εφαρμογή Google Authenticator.
• Πατάτε το σύμβολο + και επιλέγετε Scan barcode (για ενεργοποίηση με χρήση QRcode) ή Manual Entry (για ενεργοποίηση με χρήση του Secret).
• Σκανάρετε (φωτογραφίζετε) με την κάμερα του κινητού σας το QR Code όπως εμφανίζεται στην οθόνη του webmail ή συμπληρώνετε με το χέρι το Secret στο πεδίο Key της εφαρμογής, ανάλογα με το τι έχετε επιλέξει στο προηγούμενο βήμα.
• Συμπληρώνετε την e-mail διεύθυνσή σας και πατάτε το √.

Πατάτε το Show recovery codes και καταγράφετε σε ασφαλές μέσο τους 4 κωδικούς ανάκλησης (recovery codes) για χρήση άπαξ ο καθένας για είσοδο στο σύστημα webmail και επαναρύθμιση της εφαρμογής TOTP.

Μετά την ρύθμιση της εφαρμογής στο κινητό επιβεβαιώνετε την λειτουργία της δοκιμάζοντας  στο πεδίο Check Code ένα κωδικό που σας δίνει η εφαρμογή. Αν ο κωδικός είναι αποδεκτός η διαδικασία ρύθμισης της ΤΟΤΡ εφαρμογής έχει ολοκληρωθεί επιτυχώς και αποθηκεύετε τις ρυθμίσεις πατώντας Αποθήκευση/Save.

Προσοχή !!!
Πρέπει να ολοκληρωθεί επιτυχώς όλη η παραπάνω διαδικασία ΚΑΙ να επιβεβαιώσετε ότι η αυθεντικοποίηση λειτουργεί κανονικά (Check Code) ΠΡΙΝ αποσυνδεθείτε από το Webmail. Διαφορετικά υπάρχει κίνδυνος να μην μπορείτε να συνδεθείτε στο Webmail.

Στη συνέχεια κάθε φορά που θα επιχειρείτε να συνδεθείτε στο webmail θα εκτελείτε την Google Authenticator εφαρμογή στο κινητό σας και θα συμπληρώνετε στο πεδίο 2-Factor Authentication Code τον εξαψήφιο κωδικό που σας δίνει η εφαρμογή.

Μετά την διαμόρφωση του συστήματος με την παραπάνω διαδικασία η 2Factor OTP Αυθεντικοποίηση μπορεί να ενεργοποιείται και απενεργοποιείται κατά περίπτωση χρησιμοποιώντας το checkbox Activate. Δεν χρειάζεται να εκτελείται κάθε φορά όλη η παραπάνω διαδικασία.

Έξοδος από το πρόγραμμα Webmail

Για να τερματίσετε το πρόγραμμα webmail επιλέγετε Αποσύνδεση/Logout στο αριστερό μενού.