Οδηγίες διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω WEBMAIL

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο μέσω webmail:

1. Επισκεφθείτε τον ιστοχώρο https://webmail.aueb.gr
2. Πληκτρολογήστε στα πεδία: 
   Username: το όνομα χρήστη (username) του λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας (e-mail account) στο Πανεπιστήμιο (ΠΡΟΣΟΧΗ: το username σας και όχι την e-mail διεύθυνσή σας). 
   Password: τον κωδικό πρόσβασης (password) του λογαριασμού σας
3. Επιλέξτε Log in.

Όταν συνδεθείτε επιτυχώς εμφανίζεται η ακόλουθη οθόνη:

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στην αλληλογραφία σας επιλέξτε Mail.

Την πρώτη φορά που θα συνδεθείτε στο webmail θα πρέπει να διαμορφώσετε την προσωπική σας ταυτότητα. Επιλέξτε και στη συνέχεια Preferences -> Global Preferences -> Personal Information . Συμπληρώνετε τα στοιχεία για τη ταυτότητα σας (Όνομα ταυτότητας, Το ονοματεπώνυμο σας, e-mail διεύθυνση στο Πανεπιστήμιο της μορφής username@aueb.gr κ.λ.π) και τέλος πατήστε Save .

ΠΡΟΣΟΧΗ! Σε περίπτωση που δεν διαμορφώσετε την ταυτότητα σας δεν θα έχετε τη δυνατότητα να στέλνετε μηνύματα.

Διαχείριση μηνυμάτων 

• Για να δείτε τα εισερχόμενα μηνύματά σας, επιλέξτε Inbox από το μενού αριστερά.
• Για να διαβάσετε ένα μήνυμα, επιλέξτε το κάνοντας κλικ πάνω στον αποστολέα του (πεδίο From) ή στο Θέμα του (Subject).
• Επιλέξτε 
  • Reply για να απαντήσετε στον αποστολέα του μηνύματος
  • Forward για να προωθήσετε αλλού το μήνυμα
  • Delete για να διαγράψετε το μήνυμα. 
    Για να διαγράψετε περισσότερα του ενός μηνύματα επιλέξτε τα και πατήστε Delete. Τα μηνύματα διαγράφονται οριστικά επιλέγοντας από το μενού Other -> Purge Deleted.

• Για να δημιουργήσετε νέο μήνυμα επιλέξτε New Message.
  • Συμπληρώστε στο πεδίο Το: ή Cc: ή BCc: την e-mail διεύθυνση ενός ή περισσοτέρων παραληπτών διαχωρισμένες με κόμμα.
  • Πληκτρολογείστε το θέμα του μηνύματος σας στο πεδίο Subject .
  • Επιλέξτε Browse (Αναζήτηση) για να αναζητήσετε συνημμένο αρχείο που θέλετε να συμπεριλάβετε στο μήνυμα. Eπιλέξτε το αρχείο και πατήστε Open. Το όνομα του αρχείου και το μέγεθος του θα εμφανιστούν στη λίστα με τα συνημμένα αρχεία σας.
  • Επιλέξτε Send για να στείλετε το μήνυμα

Διαχείριση Ταυτοτήτων Αποστολέα

Κατά την σύνθεση και αποστολή μηνυμάτων έχετε τη δυνατότητα να επιλέγετε διαφορετική ταυτότητα αποστολέα (εφόσον έχετε πολλαπλές διευθύνσεις e-mail.)

Για να διαχειριστείτε τις προσωπικές σας ταυτότητες, από το κουμπάκι επιλέξτε Preferences, Global Preferences και στη συνέχεια πατήστε Personal Information..

Για να δημιουργήσετε νέα ταυτότητα, στην ένδειξη «Select the identity you want to change» επιλέγετε Create new identity. Συμπληρώνετε τα στοιχεία για τη νέα σας ταυτότητα (Όνομα ταυτότητας, Το ονοματεπώνυμο σας, e-mail διεύθυνση κ.λ.π) και τέλος πατάτε Save.

Κατά τη σύνθεση νέου μηνύματος από το πεδίο From θα μπορείτε να επιλέγετε όποια ταυτότητα επιθυμείτε από τις διαθέσιμες ταυτότητες.

Διαχείριση Φακέλων

Για να δημιουργήσετε νέο φάκελο (θυρίδα) επιλέγετε από το μενού αριστερά Folder Actions -> New Mailbox, δίνετε το όνομα που επιθυμείτε και πατάτε ΟΚ.

Για να μεταφέρεται μηνύματα από τον ένα φάκελο στον άλλο, αφού τα επιλέξετε τα σύρετε (κρατώντας πατημένο το πλήκτρο του ποντικιού) στο φάκελο όπου επιθυμείτε να μεταφερθούν.

Με δεξί κλικ πάνω σε έναν φάκελο επιλέξτε: 

• Create subfolder -> για να δημιουργείσετε υποφάκελο
• Rename -> για να μετονομάσετε το συγκεκριμένο φάκελο
• Empty -> για να αδειάσετε το φάκελο από τα μηνύματα
• Delete -> για να διαγράψετε το φάκελο

Επιλέξτε το "+" που βρίσκεται δίπλα από έναν φάκελο ώστε να φανούν όλοι οι υποφάκελοι.

Διαχείριση καταλόγου διευθύνσεων (Address book)

Mέσω του περιβάλλοντος του webmail παρέχεται η δυνατότητα δημιουργίας και διαχείρισης του προσωπικού βιβλίου διευθύνσεων (address book) του χρήστη. Ο χρήστης έχει την δυνατότητα να καταχωρεί τα στοιχεία επικοινωνίας συνεργατών και φίλων όπως το όνομα, τη διεύθυνση αλληλογραφίας, τα τηλέφωνα, τα emails κ.α. έτσι ώστε αυτά να είναι εύκολα προσβάσιμα και πάντα διαθέσιμα.

Η διαχείριση των παραληπτών και η καταχώρησή τους στον κατάλογο διευθύνσεων (address book) γίνεται επιλέγοντας το μενού Address Book.

Επιλέγξε

• New Contact για να προσθέσετε νέα επαφή στον κατάλογο διευθύνσεών σας. Συμπληρώστε τα προσωπικά στοιχεία του παραλήπτη και στη συνέχεια επιλέξτε Add ώστε να αποθηκευτούν τα στοιχεία και να προστεθεί η εγγραφή στον κατάλογο διευθύνσεων σας.
• Search για να αναζητήσετε έναν χρήστη με βάση το όνομά του ή την e-mail διεύθυνσή του μέσα από τον προσωπικό σας κατάλογο διευθύνσεων (Address Book).
• Browse για να ανατρέξετε στα περιεχόμενα του προσωπικού σας καταλόγου διευθύνσεων.

Αφού επιλέξετε μία επαφή έχετε τη δυνατότητα πατώντας

• Delete, να την διαγράψετε από τον κατάλογο διευθύνσεων
• Edit, να την επεξεργαστείτε
• Export, να εξάγετε τα αποθηκευμένα στοιχεία της σε αρχείο
• Add to, να την προσθέσετε σε λίστα διευθύνσεων (Contact list).

Προσθήκη επαφών από αρχείο (Import address book)

Σε περίπτωση που έχετε δημιουργήσει κατάλογο διευθύνσεων σε άλλα προγράμματα διαχείρισης e-mail όπως Microsoft Outlook, Thunderbird κ.λ.π έχετε τη δυνατότητα να τις μεταφέρετε στο Address Book σας του Webmail, εξάγοντάς τις αρχικά σε αρχείο συγκεκριμένης μορφής και ακολουθώντας τις παρακάτω οδηγίες:

• Επιλέξτε Address Book και στη συνέχεια Import/Export.
• Στη σελίδα "Import Address Book, Step 1": 

  Στο πεδίο Select the format of the source file: επιλέξτε τον τύπο του αρχείου που θα εισάγετε. 

  ΠΡΟΣΟΧΗ: Σε περίπτωση που επιλέξτε Replace existing address book with the imported one θα διαγραφούν όλες οι εγγραφές στο υπάρχον κατάλογο διευθύνσεων σας (address book) και θα αντικατασταθούν από το νέο address book που θα εισάγετε. 

  Στο πεδίο Select the file to import: πατήστε Browse, εντοπίστε το αρχείο που περιέχει τις επαφές που θέλετε να προσθέσετε, επιλέξτε το, πατήστε Open και στη συνέχεια Next.

• Στην σελίδα "Import, Step 2" που εμφανίζεται επιλέξτε Next.

• Στην σελίδα "Import, Step 3" που εμφανίζεται ελέγξτε αν τα πεδία του αρχείου που εισάγετε αντιστοιχούν με αυτά του συστήματος webmail και στη συνέχεια επιλέξτε Next.

• Στην σελίδα "Import, Step 4" καθορίστε τη μορφή που έχουν οι ημερομηνίες στο Address Book σας και επιλέξτε Next.

• Τέλος στην σελίδα Import Address Book εμφανίζεται το μήνυμα file successfully imported.

Εξαγωγή επαφών σε αρχείο (Export address book)

Για να εξαγάγετε τον κατάλογο διευθύνσεων που διατηρείτε στο webmail σε ένα αρχείο που μπορεί να εισαχθεί σε άλλα προγράμματα διαχείρισης e-mail:

• Επιλέξτε Address Book και στη συνέχεια Import/Export.
• Στη σελίδα που εμφανίζεται στο πεδίο Select the export format: επιλέξτε τον τύπο του αρχείου που θα εξάγετε και πατήστε Export. Στη συνέχεια αποθηκεύστε στον υπολογιστή σας το αρχείο που εμφανίζεται.

Φίλτρα διαχωρισμού μηνυμάτων (Filters)

Τα φίλτρα χρησιμοποιούνται για να ταξινομήσουν τα εισερχόμενα μηνύματα ανάλογα με κάποιο χαρακτηριστικό τους.

Για να διαχειριστείτε τα φίλτρα, από το μενού Mail επιλέξτε Filters. Στη σελίδα των φίλτρων που εμφανίζεται έχετε 2 επιλογές: Whitelist και Blacklist.

• Επιλέγοντας Whitelist έχετε τη δυνατότητα να καθορίσετε τις e-mail διευθύνσεις αποστολέων των οποίων τα μηνύματα θα πρέπει πάντα να γίνονται αποδεκτά και να εμφανίζονται στα εισερχόμενα μηνύματάς σας (Inbox) χωρίς να υπάρχει πιθανότητα τα συγκεκριμένα μηνύματα να χαρακτηρισθούν ως spam. 

  Για να προσθέσετε e-mail διευθύνσεις στην Whitelist, πληκτρολογείστε κάθε e-mail address σε νέα γραμμή και στη συνέχεια πατήστε Save.

• Επιλέγοντας Blacklist καθορίζετε τις e-mail διευθύνσεις (e-mail addresses) αποστολέων τα μηνύματα των οποίων θεωρούνται ανεπιθύμητα. Υπάρχει η επιλογή να διαγράφονται αυτόματα (Delete message completely) ή να μεταφέρονται σε συγκεκριμένο φάκελο (Move message to folder). 

  Για να προσθέσετε e-mail addresses στην Blacklist, πληκτρολογείστε κάθε διεύθυνση σε νέα γραμμή και στη συνέχεια πατήστε Save.

Πατήστε Apply Filters για να εκτελεστούν τα φίλτρα που έχετε δημιουργήσει.

Νέοι κανόνες μπορεί να εφαρμοστούν ανάλογα με τις ανάγκες του κάθε χρήστη.

• Επιλέξτε Mail -> Filters -> New Rule. Στο παράθυρο που εμφανίζεται πληκρολογείστε στο πεδίο Rule Name ένα όνομα για τον κανόνα φίλτρου και ορίστε τον τρόπο λειτουργίας του π.χ. Αν ο αποστολέας είναι η διεύθυνση noc@aueb.gr αυτά τα μηνύματα να αποθηκεύονται στον φάκελο noc_folder (From -> contains-> noc@aueb.gr, Deliver to folder -> noc_folder).
• Πατήστε Save για να αποθηκεύσετε το νέο κανόνα.

Κάθε φορά που θέλετε να ενεργοποιήσετε τα φίλτρα πατήστε Apply Filters.

Για να ενεργοποιούνται αυτόματα τα φίλτρα κάθε φορά που αποκτάτε πρόσβαση (log in) στο webmail ή κάθε φορά που επανεμφανίζεται το Inbox επιλέγξτε από το Preferences -> Mail -> Filters -> Apply filter rules upon logging on ή/καιApply filter rules whenever Inbox is displayed -> Save.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Στην περίπτωση αυτή και ιδιαίτερα αν διατηρείτε μεγάλο Inbox ενδέχεται να υπάρχει σημαντική καθυστέρηση στην εμφάνιση των μηνυμάτων σας κάθε φορά που αποκτάτε πρόσβαση στο webmail ή επανεμφανίζεται το Inbox μετά από άλλη εργασία στο webmail. 
Για να περιορίσετε αυτή την καθυστέρηση επιλέξτε από το  Preferences -> Mail -> Preferences -> Filters -> Edit your Filter Rules (ή δεξί κλικ open in new tab). Στη σελίδα που εμφανίζεται, στο τμήμα Additional Settings στο μενού Filter Optionsεπιλέξτε Filter Only Unseen Messages. Τέλος πατήστε Save Settings.

Περισσότερες ρυθμίσεις

Επιλέγοντας από το  Preferences έχετε τη δυνατότητα να ρυθμίσετε επιπλέον χαρακτηριστικά του πρόγραμματος webmail.

Έξοδος από το πρόγραμμα Webmail

Για να τερματίσετε το πρόγραμμα webmail επιλέγετε εικονίδιο πάνω δεξιά.