Σύγχρονες Υπηρεσίες Ταυτοποίησης /Πρόσβασης/ Διαχείρισης στη Βιβλιοθήκη του ΟΠΑ (RFID)
Η διαχείριση και ο έλεγχος της κυκλοφορίας του υλικού (δανεισμοί, κρατήσεις, ανανεώσεις, επιστροφές κ.λπ.) αποτελούν σημαντικές καθημερινές λειτουργίες για την Βιβλιοθήκη του ΟΠΑ. Η ομαλή και αποτελεσματική τους διεκπεραίωση κρίνονται ιδιαίτερα σημαντικές για την εξυπηρέτηση των μελών της Ακαδημαϊκής κοινότητας σε καθημερινή βάση. Ταυτόχρονα οι λειτουργίες που σχετίζονται με την διαχείριση της κυκλοφορίας του υλικού είναι ιδιαίτερα χρονοβόρες, κυρίως λόγω του μεγάλου όγκου και της συχνότητας των συναλλαγών και για την διεκπεραίωσή τους απαιτείται σημαντικός χρόνος από το προσωπικό της Βιβλιοθήκης.
Με την εφαρμογή του ολοκληρωμένου συστήματος RFID επιτυγχάνεται η αυτοματοποίηση και ο εκσυγχρονισμός των υπηρεσιών διαχείρισης του υλικού, που λαμβάνουν χώρο καθημερινά στην Βιβλιοθήκη. Το RFID μπορεί να διαχειριστεί τις εξής τρείς βασικές υπηρεσίες των βιβλιοθηκών:
- Διαδικασία Κυκλοφορίας Υλικού
- Οργάνωση Υλικού (Απογραφή, Εντοπισμός και Αναδιοργάνωση του υλικού στα ράφια της βιβλιοθήκης)
- Βελτίωση Ασφάλειας Υλικού
Για την ολοκλήρωση της συγκεκριμένης υπηρεσίας χρειάστηκε να γίνει αναδρομική σήμανση του έντυπου υλικού (περίπου 70000 τεκμήρια) με ετικέτες RFID και μετατροπή του γραμμωτού κώδικα σε RFID. Έπειτα έγινε εγκατάσταση του απαραίτητου εξοπλισμού RFID καθώς και του σχετικού λογισμικού ώστε να είναι δυνατή η διασύνδεση αυτού με το ολοκληρωμένο σύστημα αυτοματοποίησης βιβλιοθηκών της Βιβλιοθήκης του ΟΠΑ. Επίσης εγκαταστάθηκε σταθμός αυτοεξυπηρέτησης χρηστών και διεπαφές ολοκλήρωσης με το τοπικό σύστημα Βιβλιοθήκης. Τέλος αναβαθμίστηκε το σύστημα ασφαλείας του υλικού της Βιβλιοθήκης καθώς και ο εξοπλισμός ελέγχου πρόσβασης σε αυτήν.
Τα οφέλη που προκύπτουν μπορούν να συνοψιστούν ως εξής:
- Αναβάθμιση του συστήματος ασφαλείας του υλικού της βιβλιοθήκης. Η σήμανση των τεκμηρίων με ετικέτες RFID συμβάλει στην αναβάθμιση της ασφάλειας διακίνησης του υλικού.
- Αύξηση της παραγωγικότητας και της ικανοποίησης του προσωπικού της Βιβλιοθήκης. Με την τεχνολογία RFID οι βιβλιοθηκονόμοι μπορούν να κάνουν περισσότερα πράγματα σε λιγότερο χρόνο. Ορισμένες από τις πιο χρονοβόρες εργασίες – ο έλεγχος εισερχομένων και εξερχομένων, η αναζήτηση για τεκμήρια σε δανεισμό που έχουν χαθεί - έχουν πλέον αυτοματοποιηθεί πλήρως.
- Καλύτερη εξυπηρέτηση χρηστών. Με την χρήση του συστήματος RFID οι χρήστες της Βιβλιοθήκης μπορούν να δανειστούν πολλά είδη με μία κίνηση. Αυτό σημαίνει ταχύτητα εξυπηρέτησης στο σύστημα αυτόματου δανεισμού, ή στο γραφείο διακίνησης. Συνεπώς, προκύπτει βελτιωμένη επικοινωνία των χρηστών με το προσωπικό της Βιβλιοθήκης και καλύτερη ανταπόκριση των βιβλιοθηκονόμων στις ανάγκες των χρηστών.
- Αυτοεξυπηρέτηση χρηστών. Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών δανεισμού και επιστροφής του υλικού από τους ίδιους τους χρήστες, με την χρήση του ειδικού σταθμού εργασίας, συμβάλλει στην αυτοεξυπηρέτηση των χρηστών.
- Καλύτερη οργάνωση των συλλογών της Βιβλιοθήκης. Ο αυτόματος εντοπισμός του υλικού στα ράφια, η υποβοήθηση της διαδικασίας ταξιθέτησης των τεκμηρίων και η αυτοματοποίηση της διαδικασίας της απογραφής του υλικού, επιτρέπουν στο προσωπικό της Βιβλιοθήκης να διαχειρίζεται κα να οργανώνει με το πλέον καλύτερο και αποτελεσματικό τρόπο τις συλλογές στους χώρους της Βιβλιοθήκης.
